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February 14, 2017

Order System Using Guide

by sean in Earn More

Topiamall 领单系统使用攻略

欢迎加入 Topiamall 买手大家庭,作为一个超过 400 人的团队,Topiamall 领单系统在买手与我们的日常沟通和交流中扮演着极其重要的作用,因此这也就要求您具备熟练使用 Topiamall 领单系统的能力。目前,在系统中可进行的操作主要包括如下几个部分,如果您对某一部分的操作有疑问,可以通过点击下方的链接快速跳转至相关区域。如果您之前从未接触过 Topiamall 领单系统,我们建议您仔细阅读全文。

  1. 注册新账号
  2. 添加支付方式
  3. 领取订单
  4. 下单
  5. 确认购买和取消购买
  6. 创建发货单
  7. 申请付款
  8. 其他操作(阅读消息、更改账户信息等)
  9. 联系管理员

1. 注册新账号

如果您是首次使用 Topiamall 领单系统,您需要注册账号并通过管理员的审核后才能进入系统主界面。

操作步骤

  1. 打开浏览器,输入网址 https://newsys.topiamall.com/login,或点击文中的网址进入登录界面;
  2. 点击 Register 按钮进入注册界面;
  3. 按提示填写相关信息,其中带有 * 的信息属于必填项;
  4. 保证必填项已填写且信息正确的情况下点击 Register 按钮。如果您填写的信息有误,例如账户名或邮箱已存在,两次填写的密码不一致,必填项未填写,或推荐人的账户名不存在时,在对应的输入框下方会出现红字提示错误的原因,请在修改后再次点击 Register 按钮。重复此步骤直至页面跳转至确认邮件发送界面;
  5. 进入填写的邮箱中打开系统发送的账户注册确认邮件,点击邮件中的 Verify Email Address 按钮完成邮箱的验证。确认邮件可能会被您的邮箱系统归入垃圾邮件中,如果未收到邮件请检查您的垃圾邮件文件夹;
  6. 等待或主动联系管理员激活账号。新账号只有在完成邮箱验证并且已被管理员激活的情况下才可以使用;
  7. 注册新账号成功,返回登录界面填写账号密码进入系统主界面。请注意登录时填写的账号是账户名而不是邮箱。

注意事项

  1. 密码有大小写区别。密码可以尽量设置得简单一些,以免遗忘;
  2. 系统发布新单、我们确认付款以及您更新付款的信息等操作时会有邮件提示,所以注册时需要确保邮箱正确。

2. 添加支付方式

您需要在账号中添加支付方式来接收我们的付款,目前共有 Bill Pay、Online Transfer、Check 和 Cash 4 种方式可供选择。您也可以添加多个支付方式以满足不同方面的需求。

操作步骤

  1. 点击菜单栏上的 User Info,再点击子菜单栏上的 Payments 进入支付方式管理界面,在这里您可以添加新的支付方式或者编辑已有的支付方式;
  2. 点击 Add Payments 按钮弹出添加窗口;
  3. 从下拉菜单提供的 4 种支付方式种选择 1 种并按提示填写相应信息,带有 * 的信息属于必填项;
  4. 保证必填项已填写且信息正确的情况下点击 Submit 按钮完成添加;
  5. 已添加的支付方式会出现在列表中,点击 Edit 按钮可以对支付方式的信息进行更改;
  6. 点击 Set Default 按钮将某一支付方式设置为默认,之后在您申请付款时,系统会将该支付方式作为首选;
  7. 添加支付方式可以在申请付款时再进行。在申请付款时,如果您没有添加支付方式,系统会首先引导您进入支付方式管理界面。

3. 领取订单

领取订单是 Topiamall 领单系统四个最重要操作中的第一个,其余三个分别是确认购买、创建发货单和申请付款。

操作步骤

  1. 成功登录或在其他页面点击菜单栏上的 Tasks 进入领单界面;
  2. 点击您愿意下单的订单最右侧的 Take 按钮进入订单详情界面;
  3. 填写您愿意下单的数量,点击 Take 按钮完成对这一订单的领单操作;
  4. 在订单详情界面点击 Take 按钮后会自动跳转回领单界面,重复以上操作直至完成所有订单的领单操作。

注意事项

  1. Topiamall 领单系统中的订单以表格的形式的出现,领单界面的表格中各标题的含义如下:
    • ID:该订单在系统中的序号,由系统自动生成
    • Task Name:订单的名称
    • Product:产品的名称,点击可以进入商家网站中对应的产品页面
    • Cost:订单的成本价
    • Price:订单的收购价
    • Date:订单出现在领单界面的日期
    • Expire:订单的过期日期。超过过期日期后您的账号中与这一订单相关的记录会被抹除。如果您在过期日期前未能将订单中的产品交于我们,我们可能会拒绝接收
    • Available:订单的可领取额度
  2. 目前系统中出现的订单主要涵盖化妆品、电子产品、手表和鞋等产品,常见的商家包括 Best Buy、Macy’s、Bloomongdale’s、Adidas 等,其中化妆品占有 80% 左右的订单数量。每类商品每个商家的下单方式均略有不同,如果您之前从未接触过买手这一行业,可以从您较了解的产品类别开始小额下单,了解其中的机制后再逐渐发散到各类商品,因为虽然下单方式略有差异,但主要的流程都是基本一致的;
  3. 在一个订单中包括一种产品时,通过点击领单界面中产品的名称或订单详情界面中的网址就可以进入商家网站中对应的产品页面。但在一个订单中包含多种产品时,领单界面中的产品名称只包括这一订单主产品的链接,剩余产品的链接需要进入订单详情界面查看;
  4. 在领单界面和订单详情界面中,每一个订单的下方都会有一个 Note 用于提示对于这一订单的注意事项和下单要求,如口红的色号等,请务必仔细阅读。如果产品错误您可能会被要求将产品退回商家;
  5. 对订单的领单可能会根据个数也可能会根据单数,因此在领单时需要根据我们的收购价判断领单数的依据;
  6. 领单的操作一定发生在下单之前,如果我们在收货时发现未领单,我们保留拒绝接收的权利。

4. 下单

在商家网站完成下单虽然不能在 Topiamall 领单系统上完成,但作为整个流程中最重要的一步,我们提供了一些信息以帮助您尽快掌握下单的技巧。

每个商家网站都会出现砍单的情况并且砍单的原理都不尽相同,Topiamall 领单交流群里有各个商家的队长,可以随时提供咨询和教学。一般来说,下单是一个抢购的过程,需要在发单后尽快下单,越晚下单缺货或者砍单的可能性越大。

另外,订单的 Note 可能在下单的过程中会持续更新,下单的规则需要以下单之前的 Note 内容为准。如果 Note 有变动,我们一样会接收 Note 变动之前的产品,例如在下单过程中我们需要的口红的色号可能会不断变动。


5. 确认购买和取消购买

在完成领单操作后,您需要在 3 小时内在商家网站完成对应产品的下单,并在之后返回 Topiamall 领单系统确认购买。如果在 3 小时内没有对订单进行确认购买操作,这一订单内未确认购买的数量会从您的账号中自动移除并返还到领单界面中这一订单的可领取额度中。

如果您在商家网站完成下单,但在之后发现订单出现了被砍单的情况,例如收到来自商家的邮件提示您订单被取消,或者进入商家网站查看时发现订单的状态变为已取消,请第一时间返回系统进行取消购买的操作。

操作步骤

  1. 点击菜单栏上的 Orders 进入订单管理界面;
  2. 点击 Confirm 按钮弹出确认窗口;
  3. 填写确认购买的数量。填写的数量不能超过您的领单数,也就是窗口中 Taken 后的数量;
  4. 点击 Submit 按钮完成确认购买的操作;
  5. 取消购买的操作与确认购买时类似,点击 Confirm 按钮右侧的 Cancel 按钮就可以弹出取消窗口。

注意事项

  1. 订单管理界面的表格中各标题的含义如下:
    • ID、TaskName、Product 和 Price 的含义与领单界面中的一致
    • Take:这一订单的领单数
    • Conf:这一订单中您已经确认购买的数量
    • Rec:这一订单中我们已经确认收到的数量
    • Timing:订单将在这一时间结束后过期。过期后您不能对这一订单进行任何操作,在原本是 Confirm 按钮和 Cancel 按钮的地方会出现 expire 的字样
  2. 请务必在 4 小时内完成下单并返回系统完成确认购买操作,这个功能设计的目的在于尽量减少管理员在系统中看到的已购买数量与将来实际收到的数量之间的差异。在发现订单被商家取消后要求您返回系统进行取消购买的操作也是这个目的。您的规范操作将会极大的提升我们的工作效率,我们感谢您的合作。我们禁止出现先确认购买后下单的操作,如果我们在收货时多次发现您确认购买的数量与实际送达的数量有较大出入,您的账号可能会收到警告甚至被关停。

6. 创建发货单

在收到商家寄送给您的产品后,请打开包裹并尽量将各产品分类放好后再交于我们,将自己的产品整理好可以大幅缩减我们在入库时您和其他买手等待的时间。在将产品交于我们之间,您首先需要创建发货单。

操作步骤

  1. 点击菜单栏上的 Orders,再点击子菜单栏上的 Create Shipment 进入创建发货单界面;
  2. 点击将要进行发货操作的订单最左侧的复选框;
  3. 在 Qty 下的输入框内填写这一订单将要发货的数量;
  4. 在左下方的开关处选择交于我们的方式,如果您在 Delaware 州外,您可以选择通过快递的方式将产品寄送给我们,在寄送给我们之前您需要将产品按照一定标准放入箱子内打包以避免在运输途中损坏,我们会提供寄送所需的 Label 和运费。如果您在 Delaware 州内,您可以选择送货上门,目前每周的周二、周四和周五的下午 4 点至 6 点半是常规收货时间,您可以在这些时间开车前往 201 Gabor Drive, Newark, DE 19711 将产品直接交于我们手中;
  5. 开关右侧的两个输入框分别是产品送达的日期和快递的运单号,属于可选项。如果您是将产品打包寄送到仓库或者在商家网站下单时直接将运送地址填写为仓库地址,我们建议您填写快递的运单号以方便在包裹丢失或产品数量错误时快速定位问题的来源;
  6. 点击 Create Shipment 按钮完成发货单的创建;
  7. 点击菜单栏上的 Orders,再点击子菜单栏上的 Shipment History 进入发货单管理界面;
  8. 点击 Print 按钮进入发货单打印界面,您可以将打印出来的发货单放入寄送给我们的箱子内或在送货上门时与产品放在一起以方便我们核对。在送货上门时如果您没有打印机,也可以选择不打印发货单,记录下发货单的单号,也就是发货单管理界面 Shipment No. 下的数字,在交货时提交给我们,我们也能在系统中快速查找到您的发货单信息。

注意事项

  1. 无论以什么方式将产品交于我们,都需要附带订单的收据,尤其是 Tarte、TooFaced 和 Sephora 的各类产品;
  2. 如果您在商家网站下单时运送地址填写的是仓库地址,需要在 201 Garbor Dr 后添加 3LXXX,XXX 代表的是您账号的 User ID,可以通过点击菜单栏上的 User Info 进入账户信息界面找到。如果填写地址时没有加上 3LXXX 字样,我们不能保证在包裹送达仓库的第一时间为您进行入库操作;
  3. UPS 和 USPS 常常在送货时自行签收,如果您的包裹已经送达仓库,但我们实际并未收到,我们无法负责赔偿和追讨。这类情况发生时需要买手自行与商家和运输公司协商处理。我们会记录每天收到的包裹的运单号,方便在包裹丢失时快速区分出问题包裹;
  4. 在创建发货单界面的表格标题中,第一个 Price 表示订单的单价,第二个 Price 表示订单的总价;
  5. 在发货单管理界面的表格中,如果您在创建发货单时未填写快递运单号,Tracking No. 下方会出现 Drop Off 的字样。尚未入库时订单的 Status 是 Pending;
  6. 如果我们在入库时对您的订单添加了备注,您可以在 Note 下方看到备注的内容。

7. 申请付款

在我们对您的发货单完成入库操作后,您可以在发货单管理界面看到 Status 下方的字样变成 Complete,同时申请付款界面左侧 Balance 后的数量会变为可付款的金额数,此时您就可以对这个金额分配支付方式。

操作步骤

  1. 点击菜单栏上的 Financial 进入申请付款界面;
  2. 在 Amount 输入框中填写申请付款的金额;
  3. 在 Pay to 下拉菜单中选择已添加的支付方式。如果您没有添加过支付方式,系统会引导您进入支付方式管理界面;
  4. 在 Term 下拉菜单选择付款周期。如果您选择 Today 2% off,这代表您想要在我们入库的当天就收到货款,同时愿意为此支付货款金额的 2% 作为手续费。2-6 days 1% off 的含义与第一项类似。7 至 14 天是我们正常的付款周期,选择 7-14 days Net 不需要支付任何手续费;
  5. 点击 Request 按钮完成付款申请;
  6. 已创建的付款会出现在下方的表格内方便您编辑和检查付款的状态。当我们将货款按照您指定的方式支付完成后,您会收到邮件提示付款已完成,并且在申请付款界面中,这笔款 Paid Date、Status 下的文字也会发生相应变化。

注意事项

  1. 单笔付款请尽量不要超过 $8000;
  2. Delaware 州内买手第一次送货时可以申请当面结账。在资金足够的情况下我们会立即为您支付货款,资金不够时我们也会尽快安排并通知您付款的时间;
  3. Delaware 州外买手第一次到货时我们也会尽快安排网上支付,如 Bill Pay 和 Online Transfer。

8. 其他操作(阅读消息、更改账户信息等)

除了上文中提到主要操作,在 Topiamall 领单系统中您还可以阅读我们发送的系统消息和更改账户信息等。

阅读消息

  1. 点击菜单栏上的 Messages 进入消息界面;
  2. 点击消息将未读消息数清零。

更改账户信息

  1. 点击菜单栏上的 User Info,再点击子菜单栏上的 Userinfo 进入账户信息界面;
  2. 点击右下角的 Edit 按钮弹出更改窗口;
  3. 填写或更改信息;
  4. 点击 Submit 按钮完成更改操作。

9. 联系管理员

Topiamall 领单系统的管理员共有两位:

  1. 王珅(微信号 shen214460)
  2. 李永博(微信号 powerlyb)

与付款和网站系统相关的问题请联系管理员王珅,其余所有问题请联系管理员李永博。